So holen Sie das Beste aus Ihrer Salesforce-Implementierung heraus!

Bei der Einführung eines neuen CRM-Systems in ein Unternehmen kann es immer wieder zu Problemen kommen. Ursachen dafür können sein, dass die Grundsteine nicht ordentlich gelegt oder gar verstanden wurden, die Komplexität der Anforderungen unterschätzt wurde oder die Mitarbeiter das neue System nicht annehmen. Die Einführung eines CRM-Systems ist ein Prozess, der bereits vor der Entscheidung begonnen hat und mit der Einführung der neuen Software fortgesetzt werden muss.

netnomics hat bereits viele Salesforce-Implementierungen in den verschiedensten Industrien durchgeführt und besitzt somit umfangreiches Wissen auf diesem Gebiet. Dieses Wissen wurde zu einem bewährten Verfahren zusammengestellt, welches eine produktive, erfolgreiche und wirtschaftliche Implementierung für Sie gewährleistet.

In diesem Blogeintrag möchten wir Ihnen 6 Tipps mit auf den Weg geben, die zu einer erfolgreichen Salesforce Implementierung führen können.

1. Planung ist alles

Eine gute und strukturierte Planung ist der Schlüssel für jede erfolgreiche Implementierung. 
Hierfür sollten Sie, bevor sie starten, eine ausgiebige Analyse Ihrer Anforderungen, Daten, aber auch Ihrer bestehenden Systeme und potenziellen Salesforce Nutzende sowie Mitarbeitende durchführen. Erörtern Sie Probleme, gehen Sie auf Geschäftsziele sowie Bedürfnisse ein und versuchen diese bestmöglich im Detail zu verstehen. Diese Analyse wird es Ihnen und letztendlich den Anwendern ermöglichen, bestehende Prozesse zu überdenken und zu verbessern. 

Diese Anforderungserfassung sollte agil und flexibel sein, denn Bedürfnisse ändern sich im Laufe der Zeit und dies endet nicht mit der Einführung eines neuen CRM-Systems. Ganz im Gegenteil: Nutzen Sie die Erfahrungen, die Sie in diesem Prozess sammeln können und führen Sie den Feedback-Kreislauf fort. So können Sie bspw. die operativen Kosten eines Help-Desks reduzieren, was zu einem größeren Gewinn führt.

2. Bestimmung eines Projektmanagers und Produkt Owners

Häufig haben Kunden keinen auserwählten Projektmanager oder -verantwortlichen, der sich intensiv mit der Leitung und Umsetzung des Projektes auseinandersetzen kann, da meist nur 10-20% der Arbeitszeit neben dem Tagesgeschäft für das Projekt zur Verfügung stehen. Wir empfehlen, dass Sie im Optimalfall eine Person bestimmen, die mehr als das investieren kann.

Eine erfolgreiche Salesforce-Implementierung beinhaltet zwangsläufig eine detaillierte Planung von Umfang, Fristen und Budget, welches intern effektiv verwaltet und gesteuert werden muss. Dies sollte unabhängig vom eigentlichen Tagesgeschäft geschehen. Des Weiteren hilft ein Projektmanager bei der Koordinierung der internen Ressourcen, dem sog. Stakeholder Management, und unterstützt die Zusammenarbeit im Projekt. Mit einem guten und zuverlässigen Projektmanager garantieren Sie die Einhaltung des Zeit- und vor allem des Kostenrahmens.

3. Kleine Schritte mit großer Wirkung

Auch wenn es verlockend ist alle erhältlichen Salesforce-Technologien direkt zu implementieren und die innovativen Möglichkeiten komplett auszuschöpfen, empfehlen wir Ihnen einen iterativen Ansatz

Unsere Erfahrung bei diesen Projekten zeigt, dass es beinahe unmöglich ist, alle Eventualitäten und einzelne Abhängigkeiten bereits im Vorfeld zu erkennen. Dies hat zur Folge, dass eine klassische Implementierung nach Lastenheft, welche mitunter Jahre anhält, nicht nur teuer, sondern auch ineffizient wird. Der ROI verschlechtert sich und die Chance, dass Mitarbeiter die Software nicht akzeptieren oder fehlerhaft implementieren, steigt.
Zudem bedeutet eine solch langandauernde Implementierung auch, dass bei Fertigstellung die Anforderungen, die Sie Eingangs definiert haben, nicht mehr aktuell sind. 

Es ist also ratsam in kleinen Schritten zu beginnen: Suchen Sie eine Abteilung mit Mitarbeitern, die Ihre Prozesse und das Unternehmen in der Tiefe kennen und verstehen (sog. Early Adopters). Nutzen Sie im weiteren Verlauf ihre bereits gewonnenen Kenntnisse aus vorherigen Feedback-Runden und bauen Sie jede neue Phase auf diesen Erfolgen und Erkenntnissen auf (bspw. bei der Onboardingstrategie, der Nutzerakzeptanz oder ähnlichem). 

4. Frühe Einbindung von zukünftigen Anwender*innen

Mit Salesforce erhalten Sie eine moderne, innovative und transformative Technologie. Doch nur wenn Ihre Anwender*innen diese annehmen, kann Ihre Implementierung erfolgreich abgeschlossen werden.

Dieser Prozess wird jedoch nicht organisch geschehen, denn mit der Implementierung kommt eine große Veränderung, die das Risiko von Verunsicherung und Verweigerung im Unternehmen birgt. So kann es sein, dass jahrelanges Optimieren eines alten Systems oder frühere technologische Misserfolge Mitarbeiter*innen daran hindern sich auf eine neue Software einzulassen. Deshalb empfehlen wir von vornherein eine Strategie zu entwicklen, die sowohl Akzeptanz als auch Vertrauen gegenüber der Software im Unternehmen erhöht.

Beziehen Sie Anwender*innen in der frühen Anforderungserfassung und auch später bei ersten Tests mit ein. Diese sogenannten Poweruser können so ihr frühes Wissen teilen und motiviert werden sich nachhaltig einzubringen.

5. Datenqualität ist alles

Ein Ziel Ihrer Salesforce-Implementierung ist sicherlich die Zentralisierung Ihrer verschiedenen Datenquellen, um diese anschließend den passenden Verantwortlichen zur richtigen Zeit brauchbar zur Verfügung zu stellen. Dabei ist es entscheidend die richtigen Daten in Salesforce zu erhalten, was eine große Herausforderung darstellen kann: Eine effektive Integration erfordert eine detaillierte Analyse Ihrer Datenquellen, spezifischen Anforderungen sowie einen eindeutigen Datenschlüssel, um die verschiedenen Daten miteinander korrekt verknüpfen zu können. 

Der Erfolg und die Ergebnisse Ihrer investierten Zeit, Energie und Ihres Geldes, Salesforce ihren Bedürfnissen anzupassen, sind abhängig von der Qualität der verwendeten Daten. Keine CRM-Strategie wird erfolgreich sein, wenn unvollständige oder unzuverlässige Daten vorliegen. Dies beginnt bereits bei trivialen Dingen, wie zum Beispiel die E-Mail Adressen Ihrer Ansprechpartner*innen.

Bereits zu einem frühen Zeitpunkt sollten Sie die Chance nutzen Duplikate zu entfernen sowie Datensätze zu aktualisieren, aufzuarbeiten und zu säubern. Zusätzlich hilft es auch darüber nachzudenken, Altlasten und alte, inaktive Kundendaten (sofern nicht aus rechtlichen Gründen gebraucht), von der Implementierung auszuschließen.

6. Holen Sie sich Unterstützung!

Mit Salesforce haben Sie eine innovative Plattform, die auf den ersten Blick einfach einzurichten scheint. Salesforce selber bietet Ihnen jedoch keine Implementierungsleistungen an. Sofern Sie nicht über ausreichend internes Wissen verfügen, empfehlen wir Ihnen einen professionellen und offiziellen Salesforce Partner an Board zu holen.
Selbst mit der besten Planung und Vorbereitung können unvorhersehbare Herausforderungen aufkommen, bei denen Ihnen ein erfahrener und vertrauter Partner Unterstützung bieten kann. 

Wenn Sie überlegen ein Salesforce CRM-System einzuführen, und ihre Anforderungen besprechen möchten Kontaktieren Sie uns. Unsere Experten werden sich schnellstmöglich mit Ihnen in Verbindung setzen!

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